Как будут оцифровывать трудовые книжки украинцев и с какими рисками могут столкнуться работники при переводе сведений о стаже в электронный формат.
В феврале украинский парламент принял закон №3623 о переходе с бумажных на электронные трудовые книжки. 10 марта его опубликовали, через три месяца, в июне, закон вступит в силу.
По новой норме, данные из бумажных трудовых необходимо внести в онлайн-реестр Госстраха, который формирует и ведет Пенсионный фонд. На это отводят пять лет, в течение переходного периода можно пользоваться и бумажными книжками, и электронными записями. При этом работодатели должны выдать книжки на руки сотрудникам предприятия и по требованию работника заполнять их параллельно с электронными. Изменятся и правила выхода на пенсию — с введением электронных трудовых Пенсионный фонд будет автоматически ее назначать, когда у человека наступит пенсионный возраст. Но работнику сохраняют право выбора: чтобы размер выплат был выше, он сможет отсрочить выход на пенсию или предоставить дополнительные данные о стаже, не учтенном в реестре.
Бумажную трудовую книжку лучше сохранить, чтобы в случае спора с Пенсионным фондом можно было доказать свою правоту
«Преимуществ у закона №3623 больше, чем недостатков. Он упростит администрирование в сфере труда, облегчит жизнь кадровикам, у которых будет меньше бумажной работы. Идея электронного учета стажа распространена в мире, в Украине она тоже не нова», — говорит Георгий Сандул, юрист общественной организации «Трудові ініціативи». Он отмечает, что еще с 2004 года страховой стаж фиксируют по уплаченному компаниями единому социальному взносу (ЕСВ) за каждого работника. Реестр в Пенсионном фонде успешно работает, поэтому трудовые книжки, по сути, — рудимент советской системы. В то же время в новом законе, по словам Георгия Сандула, есть технические неточности, из-за которых электронные данные о стаже могут быть некорректными. Фокус разбирался, с чем рискуют столкнуться люди, которые откажутся от бумажных трудовых.
Человеческий фактор
Осенью 2019 года идею перейти на электронные трудовые предложил Дмитрий Дубилет, бывший в то время министром Кабинета министров и отвечавший за цифровые решения в госуправлении. Пару месяцев спустя Пенсионный фонд потребовал, чтобы украинские кадровики прислали ему отсканированные трудовые книжки. Этим занялась и Елена Коваленко, HR-специалист одной из частных киевских фирм. Во время весеннего локдауна она приезжала в офис, прилежно оцифровывала книжки своих сотрудников и отсылала цифровые копии. Однако к лету Пенсионный фонд попросил больше не присылать сканы, так как сотрудники не успевали обрабатывать гигантский массив информации.
Важно
Ценник на пенсию. Зачем покупать страховой стаж и кому это нужно
Елена считает, что это требование было чревато многими ошибками из-за человеческого фактора. Данные со сканов нужно было вручную вносить в реестр и сверять с уже имеющейся информацией. По мнению Коваленко, если Пенсионный фонд сейчас не справился с этой задачей, то по истечении пяти переходных лет он и вовсе захлебнется под наплывом миллионов сканов из всех организаций страны. В такой ситуации ошибки неизбежны, но этого законодатели не учли. «Новый закон не содержит нормы, по которой можно было бы исправить данные, если они неправильно внесены в реестр», — подчеркивает Георгий Сандул. Он уверен, что уже сейчас нужно вносить в закон правки на этот счет, а также разрабатывать подзаконные нормативные документы о порядке ведения реестра, которых на данный момент нет. Елена Коваленко считает, что гораздо эффективнее было бы вместо сканов использовать данные, которые предприятия подают в Налоговую службу и фонд Соцстраха в электронном виде через систему M.E.Doc, когда зачисляют нового работника.
Бумажная страховка
«Я восприняла введение электронных трудовых с ужасом, не верю, что государственные реестры надежно защищены», — говорит Елена Коваленко. Онлайн-ресурсы различных госведомств регулярно страдают от кибератак. В частности, Пенсионный фонд в последнее время крупно пострадал дважды — в декабре 2016 года, а также летом 2017-го. За безопасность электронных госресурсов отвечает Государственная служба специальной связи и защиты информации Украины. Ее глава Юрий Щиголь отмечает, что наибольший интерес для хакеров представляют персональные данные украинцев. В интервью изданию LB Щиголь говорил, что служба занимается модернизацией киберзащиты, а также начала создавать центр резервирования данных, однако по плану он запустится лишь 1 ноября 2021 года.
Уже сейчас нужно вносить в закон правки, а также разрабатывать подзаконные нормативные документы о порядке ведения реестра
О том, как сбои в электронной системе Пенсионного фонда могут повлиять на рядового пенсионера, Фокусу рассказала киевлянка Валентина Ермоленко. Несколько лет назад ей назначили 1,6 тыс. грн пенсии, хотя женщина рассчитывала на большую сумму, поскольку имеет 49 лет стажа. Обратившись в фонд, пенсионерка выяснила, что ей засчитали лишь 27 лет стажа, а остальные годы не учли. Благодаря бумажной трудовой книжке Валентина смогла доказать, что работала дольше, и добиться перерасчета пенсии. Поэтому бумажную трудовую лучше сохранить, чтобы в случае спора с Пенсионным фондом можно было доказать свою правоту.
Еще один вопрос, возникающий у экспертов, — как быть людям, у которых нет доступа к интернету? Чтобы получить доступ к цифровым реестрам, человеку или организации необходимо создать цифровую подпись и с ее помощью заходить в учетную запись на сайте Пенсионного фонда. По мнению Георгия Сандула, такие подписи есть далеко не у всех жителей даже крупных городов, к тому же в провинции сотрудники фонда могут испытывать проблемы с доступом к Сети.
Работник и система
Некорректный учет стажа — проблема, знакомая украинским кадровикам и юристам. Георгий Сандул рассказывает о случаях, когда человек исправно работал на предприятии и не обращал внимания на записи в реестре, в то время как его работодатель не платил ЕСВ и, соответственно, Пенсионный фонд не учитывал стаж. В практике Коваленко были случаи, когда работнику не учитывали стаж, если его специальность, записанная в трудовой книжке, не совпадала с перечнем в Государственном классификаторе профессий. Бывало, что человеку отказывались учитывать стаж, поскольку на печати предприятия не значился идентификационный код.
Важно
Государству веры нет. Как самостоятельно накопить на пенсию в Украине
Также есть проблема и с бумажными трудовыми книжками, в которых та или иная запись может быть неполной, в то время как организация давно не существует и обращаться за уточнениями некуда. В таких случаях Сандул рекомендует запрашивать архивную справку на подтверждение стажа в Госархиве города или области, куда в идеале все предприятия должны сдавать бухгалтерские документы. Также стаж можно подтвердить с помощью банковских выписок предприятия с выплатами ЕСВ. Если же предприятие налоги не платит, появляется повод для обращения в суд. Впрочем, до тяжбы дело обычно не доходит: суд — дело долгое и, как правило, обходится дороже, чем утраченный стаж.